Comment optimiser une réunion

Attention aux débordements !

Comment éviter que votre réunion ne soit assujettie aux digressions parfois conflictuelles ? Les conseils de Catherine Sandner, consultante en communication.

Consultante et formatrice en communication, ancienne chef d’entreprise, Catherine Sandner a souvent eu l’occasion d’animer des réunions de bilan d’activité hebdomadaires, le plus souvent en petit comité. Elle livre son expérience, illustrée par quelques anecdotes et conseils, utiles aux néophytes.

La préparation en amont est importante. « Je ne conçois pas d’animer une réunion sans l’avoir au préalable bien préparée. Je définis l’ordre du jour, note les éléments incontournables que je ne dois pas oublier de citer, rassemble les éléments indicatifs et quantitatifs utiles pour nourrir les objections éventuelles des participants, prépare le paperboard qui me servira à présenter physiquement l’ordre du jour. »

S’en tenir aux sujets de la réunion. « Je pense qu’il est important dès le départ, d’obtenir l’accord des participants sur l’ordre du jour – ce qui les met généralement en confiance – et de s’y tenir. C’est là le rôle de l’animateur. Plus que le contenu de la réunion et la faculté à le présenter, son vrai défi est de pouvoir recentrer la réunion sur les objectifs de sa tenue. Cela permet d’éviter les débordements. »

Chronologie. « Généralement, je commence une réunion par des éléments anecdotiques et urgents à traiter, puis j’enclenche sur les gros sujets dont je sais qu’ils nécessiteront du temps pour être discutés. »  

Révélateurs. « La réunion sert aussi parfois de révélateur. Il n’est pas rare qu’y éclate un conflit larvé entre deux personnes. On les découvre alors sous leur vrai jour et on assiste parfois à des comportements complètement infantiles. Il est aussi assez courant qu’une personne profite de la tenue d’une réunion pour annoncer son départ. Selon les cas, on discute devant tout le monde de la raison de cette démission, quitte à reporter l’ordre du jour. C’est souvent le cas dans de petites sociétés où chacun est très impliqué. Mais si la discussion n’est pas appropriée, bien souvent à cause des personnes présentes, j’invite le participant à quitter la réunion et à entrer directement en contact avec le! patron de la société. »